宜府办发〔2010〕30号

各县（市、区）人民政府，市政府各部门：

经市政府同意，现将《 宜春市电子政务办公平台电子公文管理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

 

 

 

二O一O年五月三十一日    

宜春市电子政务办公平台电子公文管理暂行办法

 

第一章           总则

第一条　为进一步做好全市电子政务办公平台（以下简称办公平台）电子公文管理工作，更好地发挥办公平台的作用，确保电子公文管理科学、规范和安全有效，根据《中华人民共和国电子签名法》、《电子公文传输管理办法》（国办函〔2003〕65号）、《国家行政机关公文处理办法》和《江西省政府系统公文电子传输管理办法》（赣府厅字〔2007〕33号）等有关文件规定，特制定本办法。

第二条　本办法适用于所有联入办公平台的政府系统及企事业单位。

第三条　本办法所指的电子公文是指全市政府系统和企事业单位按照国务院《国家行政机关公文处理办法》制发公文时形成并符合本规定规范格式的电子数据。

第四条　电子公文管理指电子公文的制作、交换、流转、归档、查询等过程。

第五条 电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。

第六条 市政府办公室是全市政府系统电子公文的管理机构，负责对全市政府系统电子公文管理工作进行指导和检查；各县（市、区）相应部门负责本级和所属乡镇（街、场）的电子公文管理、指导和检查；市直各单位办公室（秘书科）负责本单位的电子公文管理工作。

市信息化办是全市办公平台的技术保障机构，负责全市办公平台的运行、管理、维护、指导和推广工作；各县（市、区）信息化办（中心）是本地办公平台的技术保障机构，负责本地办公平台的运行、管理、维护、指导和推广工作；市直各单位的信息管理机构是本单位办公平台的技术保障机构。

 

第二章           用户管理及权限设置

第七条　市信息化办负责市本级办公平台系统管理员的日常管理、维护和部门管理员的添加和基础数据配置工作；各县（市、区）信息化办（中心）负责本地办公平台系统管理员的日常管理、维护和部门管理员的添加及基础数据配置工作；各单位部门管理员负责本单位用户的添加及基础数据设置工作。

第八条　各单位对办公平台中部门管理员、公文收发员、公章管理员和档案管理员的确定要严格把关，部门管理员对本单位用户权限设置要严格审核，并将本单位用户配置信息报市信息化办备案。

第九条　各单位部门管理员每个工作日要登录办公平台检查用户配置情况，发现问题及时修改；公文收发员和一般用户应当及时查阅处理有关文件，并确保通讯畅通；公章管理员要严格按照实物公章管理好公章密钥盘，及时更改公章密钥盘初始密码，确保公章密钥盘的安全。

第三章           电子公文管理

第十条　除涉密和敏感性文件外，全市政府系统及企事业单位电子公文的管理均应通过办公平台操作，严格按照《宜春市电子政务办公平台操作规范》（见附件）操作。除因政务公开需要发布的电子公文外，严禁通过互联网传送或处理电子公文。

第十一条  电子公文在流转、审批、签发过程中，参与人员要自觉遵守办公平台运行中的流程设置，按照自身的权限，认真及时地完成本人在流程中所承担的工作。

第十二条　电子公文接收单位应对公文的发送单位、公文的完整性和文件格式等审核无误后方可办理，对不符合要求或不能正常接收的电子公文，应及时要求重发或与本地、本部门文电管理部门联系。

第十三条　电子公文的归档管理按纸质公文同样的要求进行，由各发文单位负责，维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，保证电子公文长期有效利用。

 

第四章     电子印章和 VPNKEY的制发与管理

第十四条　凡在办公平台上运用的电子印章与实物公章具有同等法律效力。

第十五条 市本级政府系统及企事业单位的电子公章密钥盘由市政府办公室统一制作、颁发；各县（市、区）电子管理制作、颁发参照市本级执行，各使用单位不得擅自制作使用;各县（市、区）信息办（中心）负责本地办公平台VPNKEY的制作与颁发,原则上VPNKEY只向四套班子领导和不能通过政务外网登录办公平台的单位提供。

第十六条 电子印章的签署流程与实物印章的加盖流程一致。

第十七条　电子印章的销毁、换发按实物公章管理办法办理。

第十八条 电子印章管理人员必须在第一次使用电子印章时修改密码，不得使用初始密码进行签章。

第十九条　VPNKEY使用人员必须在第一次使用时修改密码，不得使用初始密码登录。

第二十条　全市政府系统和企事业单位电子印章应指定专人在专用计算机上使用并负责妥善保管。电子印章管理员不得向无关人员透露操作程序或提供公章密码、公章密钥盘等相关设备和软件。

 

第五章  应急处理和技术保障

第二十一条　办公平台出现应急事故后，严格按照《宜春市电子政务办公平台安全保障应急预案》要求处理。

第二十二条　全市电子政务办公平台原则上在全市电子政务外网或政务信息外网上运行，通过互联网登录的办公平台必须通过使用指定VPNKEY。

第二十三条　全市各级信息化办（中心）要根据办公平台工作实际需要,做好联网工作站管理人员的技术培训工作,（不断提高管理人员的技术水平和操作能力）,确保办公平台稳定运行。

 

第六章　安全保密

第二十四条　全市政府系统和企事业单位在办公平台中处理公文要严格遵守国家保密制度，涉密及敏感类文件不得在办公平台中办理。

第二十五条　办公平台操作的各环节必须严格保密，不得向无关人员透露操作程序或提供办公平台相关设备和软件。

第二十六条 办公平台的用户密码口令应由使用人员定期更换。

第二十七条　用于办公平台的计算机及相关设备应专机专用，并指定专人管理和维护。

第二十八条　电子公文的归档应按照国家档案部门的有关规定，由专人严格管理，未经部门负责人同意，不得随意修改、复制、删除和打印。

 

第七章 附则

第二十九条　本办法由市电子政务办公平台建设应用领导小组负责解释。

第三十条　本办法自发布之日起施行。

 

附件：宜春市电子政务办公平台操作规范

 

附件：

 

宜春市电子政务办公平台操作规范

 

一、软硬件环境要求及运行基本规范

（一）办公平台客户机配置规范

1、 硬件配置：计算机硬件内存大于512M，硬盘80G以上，CPU P4以上。

2、 软件配置：操作系统XP，IE6.0浏览器以上，Office2003标准版，按照办公平台要求安装有关插件。政务网用户安装“宜春市政府专用瑞星网络版杀毒软件”，其他用户自行安装杀毒软件，并定时升级。

（二）系统设置规范

1、 IE 浏览器设置规范：按照办公平台操作手册要求对IE浏览器进行设置（具体操作见办公平台操作手册）。

2、 显示器分辨率设置规范：1024×768 。

（三）公文制作规范

1、 上级来文制作规范：所有要在办公平台中办理的上级纸质公文必须以图片方式导入到WORD或WPS中，并加盖相应的电子印章，不得以其他方式生成。

2、 公文（含附件）格式规范：全市政府系统和企事业单位制作的正式公文原则上必须加盖电子印章，办公平台只支持DOC、WPS、PDF格式的文件。

3、 公文大小规范：整个正文信息（含图片）30M以内，附件最大支持50M，正文信息中图片格式为jpeg，大小600px（宽）×800px（高）。

4、 扫描规范：纸制文件扫描成图片分辨率（dpi）300以内，图片扫描分辩率500以内，保存为JPG格式。

（四）资料交换使用规范

1、 资料发送规范：上传资料时必须指定交换的用户范围（没有指定发送用户范围的，办公平台将自动进行删除）。

2、 资料接收规范：用户必须及时下载资料（系统将每月定期删除历史资料，删除通知见办公平台“通知公告”栏目）。

（五）短信提示使用规范

1、 发送规范：公文办理、会议通知、资料交换中非紧急件请勿选择短信提示，严禁通过办公平台发送与办公无关的短信。

2、 接收规范：凡通过办公平台发送的短信均会注明“【宜春电子政务】”、发送人姓名和手机号码。

二、管理规范

（一）公文办理规范

1、 发文办理规范：必须按照公文办理要求在规定时间内完成；公文收发员必须正确指定发文单位，严禁多发、乱发公文，做好公文签收情况的监控、催收和督办、处理工作；凡是发出本单位的公文（含稿件递送）必须有领导签发环节或领导意见；未经上级主管部门同意，严禁越级发文。

2、 收文办理规范：公文收发员必须按时完成签收、登记、分发工作；办理人员必须做好办结回复工作；凡是办结收文必须有单位领导的批示环节。

3、 公文流转规范：电子公文的流转程序原则上与纸质公文一致，办公平台中的各用户角色要严格根据自身的权限和流程操作。

4、 时间规范：启动曝光台，办文时间按照系统设置统一办文时间要求执行,超时将通过短信提醒。

（二）用户管理规范

1、 部门管理员设置：一个部门设置一个部门管理员。

2、 公章管理员设置：一个部门可以有多个公章和公章管理员，公章管理员必须使用公章密钥盘，并且需要动态手机验证码登录。

3、 公文收发员设置：一个部门原则上只设置一个公文收发员。

4、 档案管理员设置：一个部门原则上只设置一个档案管理员。

5、 人员配置规范：每个部门必须指定部门管理员、公章管理员、公文收发员、档案管理员、文号管理员,可以一人多岗；部门管理员必须完成本部门的用户信息初始化和适时更新工作。

（三）用户信息规范

1、 登录名命名规范：登录名=yc+姓的全拼+名的首字母（例如市政府办张国峰的登录名为：yc+zhang+gf=yczhanggf）；如遇登录名重名，在确保yc前缀不变的基础上根据实际情况进行调整。

2、 基本信息规范：每个用户必须录入真实姓名；需要短信提示的用户需要正确录入手机号码。

3、 用户信息变更规范：部门管理员变更需报市信息办备案后调整；其他系统用户变更由本单位部门管理员负责实施。

三、档案管理系统操作规范

（一）档案目录管理规范：

档案管理员必须按照纸质档案管理分类初始化档案目录。

（二）归档规范：

公文办理完成后，档案管理员必须及时在办公平台内归档，并做好纸质文件的归档。

四、办公平台保密规范

（一）密码使用规范

1、 密码使用规范：公章密钥盘、用户密码每月至少更改一次；公章密钥盘、登录名仅限本人使用，不允许转借他人使用或他人代用，否则一切后果均由本人承担。

2、 用户自动记录规范：不允许使用自动记录用户和密码功能，允许单独记录用户名。

（二）公文保密审查规范

公文审核规范：凡是涉密类和敏感类的公文不得在办公平台中办理，办理人员在不确定公文是否属涉密或敏感类的情况下，需要报单位分管领导审查通过后方能通过办公平台办理。